PoCで終わる会社と本番に進む会社の分かれ目

試しに使ってみる期間は順調だったのに、本番導入の話になると止まる。この現象は非常に多く見られます。

止まる理由は技術的な問題ではないことがほとんどです。試す段階と本番で、評価している人が変わるのが原因です。

試す段階と本番では、聞かれることが違う

試す段階で「便利でした」という評価が集まっても、それは本番の判断材料になりません。経営層が知りたいのは、いくら払っていくら返ってくるかです。

「良かったです」は情報量がゼロ

試用後のアンケートで「業務が楽になった」が9割——この結果を持って稟議に行くと、たいてい「具体的には？」で止まります。

止まる会社に共通する3つのこと

1. 前の状態を測っていない

最も多い原因です。試す前にその業務が何分かかっていたかを記録していないため、どれだけ短くなったかを言えません。

記録するのは3項目でいい

精密な調査は要りません。稟議に必要なのは桁が合っていることです。この3項目があれば、試用後に「◯分→◯分」と言えます。

2. うまくいった例しか集めていない

試用の報告は成功例で構成されがちです。ところが本番の判断をする側は、失敗した場面を知りたがります。「どういうときに使えなかったか」が分からないと、リスクを見積もれないからです。

記録しておく失敗の型

• 答えが出なかった質問——社内に情報が無いのか、探せなかったのか
• 間違った答えが出た質問——古い情報を拾ったのか、権限外を見たのか
• 使うのをやめた場面——手でやったほうが速かったケース

3つ目が最も価値があります。「AIを使わないほうがいい業務」が分かると、本番の適用範囲がそのまま決まります。

3. 試した範囲が狭すぎる

1部署5人で2週間試して「うまくいった」としても、全社200人で使ったときに同じ結果になるかは分かりません。特に、

• ITに強い人だけで試していないか
• 導入に前向きな人だけで試していないか
• 繁忙期を避けていないか

本番に進む会社がやっていること

逆に、スムーズに進む会社には共通した準備があります。

1. 始める前に、対象業務の時間を1週間記録している
2. 試す段階から、経理と情シスを巻き込んでいる
3. うまくいかなかった場面を記録している
4. 試用の目的を「使えるか」ではなく「どこまで使えるか」に置いている

4番目の意味

「使えるかどうか」を確かめる試用は、答えがだいたい「使える」になります。それでは判断材料が増えません。

「どの業務までなら使えて、どこからは無理か」を確かめる設計にすると、本番の適用範囲がそのまま決まります。報告書もそのまま稟議に使えます。

期間は3ヶ月を目安に

2週間では短すぎ、半年では判断が先送りになります。3ヶ月あれば、

• 最初の物珍しさが落ち着いた後の実利用が見える
• 月次の業務サイクルを2〜3回まわせる
• 繁忙期と通常期の両方に当たる可能性がある

という条件が揃います。「使い始めて2週間の熱」は本番の参考になりません。落ち着いた後にどれだけ使われているかを見てください。

まとめると

試す前に決めておくのは、この3つです。

1. 何を測るか（前の状態を1週間記録する）
2. 誰を巻き込むか（判断する部署を最初から）
3. 何を確かめるか（使えるか、ではなく、どこまで使えるか）

試用が終わってからでは、どれも取り返せません。特に1つ目は物理的に遡れないので、始める前の1週間だけは確保してください。

この記事について：試用から本番に進む際の論点整理は、当社が現場で用いているものです。進んだ割合や止まった理由の内訳は測定していないため、数字は書いていません。